Ein Steuerberater in München gibt die Details einer Betriebsprüfung in ChatGPT ein, um einen Einspruch zu formulieren. Mandantendaten, Umsatzzahlen, Steuerjahr. Was passiert mit diesen Daten?
Diese Frage ist keine theoretische Datenschutz-Debatte. Sie ist geschäftskritisch — rechtlich, berufsrechtlich und im Vertrauensverhältnis zu Ihren Mandanten.
Was technisch passiert
Jede Eingabe in einen Cloud-KI-Dienst verlässt Ihr Gerät und wird auf den Servern des Anbieters verarbeitet. Wie lange die Daten dort verbleiben, ob sie für das Training verwendet werden und wer darauf Zugriff hat, hängt von drei Faktoren ab:
- Den Nutzungsbedingungen des Anbieters — was ist vertraglich vereinbart?
- Dem Account-Typ — Free, Pro, Business oder Enterprise?
- Vorhandenen Auftragsverarbeitungsverträgen (AVV) — gibt es einen DSGVO-konformen Vertrag?
Die Unterschiede zwischen diesen Ebenen sind erheblich. Und die meisten Anwender nutzen die günstigste — und datenschutzrechtlich problematischste — Variante.
Consumer vs. Enterprise: Der entscheidende Unterschied
| Anbieter & Plan | Training | Datenspeicherung | AVV verfügbar | EU-Verarbeitung |
|---|---|---|---|---|
| ChatGPT Free / Plus | Standard (opt-out) | 30+ Tage | Nein | Nein |
| ChatGPT Team / Enterprise | Kein Training | 30 Tage, dann gelöscht | Ja, DSGVO-konform | Eingeschränkt |
| Claude.ai Pro / Team | Kein Training (Standard) | Konfigurierbar | Enterprise: Ja | Eingeschränkt |
| Microsoft Copilot (M365) | Kein Training | Im M365-Tenant | Microsoft EA enthält AVV | EU-Datacenter wählbar |
| Lokale KI (eigener Server) | Kein Training | Nur lokal | Kein Dritter | Vollständig |
ChatGPT Free und Plus nutzen Eingaben standardmäßig für das Training. Der Opt-out existiert (Einstellungen → Datenkontrolle → Modellverbesserung deaktivieren), wird aber von den meisten Nutzern nicht aktiviert. Für Mandantendaten ist auch ein aktiver Opt-out keine ausreichende Rechtsgrundlage.
Das DSGVO-Problem
Datenschutzrecht ist kein abstraktes Thema — es definiert konkrete Verbote und Pflichten, die bei Verstößen zu empfindlichen Bußgeldern und berufsrechtlichen Konsequenzen führen.
Personenbezogene Daten
Name, Adresse, Steuer-ID — die Verarbeitung dieser Daten durch einen Dritten erfordert eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO. Für Auftragsverarbeitungen ist zwingend ein AVV nach Art. 28 DSGVO erforderlich. Ohne diesen Vertrag ist jede Übermittlung rechtswidrig.
Besondere Kategorien
Gesundheitsdaten, politische Überzeugungen, Steuerinformationen bei bestimmten Konstellationen — diese fallen unter Art. 9 DSGVO mit deutlich erhöhten Anforderungen. Die Verarbeitung ist grundsätzlich verboten, es sei denn, eine der engen Ausnahmen greift.
Berufsrechtliche Schweigepflicht
Das ist der kritischste Punkt für Rechtsanwälte und Steuerberater:
- §43a BRAO (Rechtsanwälte): Verschwiegenheitspflicht gegenüber jedermann
- §57 StBerG (Steuerberater): Umfassende Verschwiegenheitspflicht
Die Weitergabe von Mandantendaten an Dritte ohne ausreichende rechtliche Absicherung verstößt gegen diese Pflichten — unabhängig davon, ob ein AVV vorliegt.
Ein AVV allein reicht nicht. Zusätzlich erforderlich: EU-ausschließliche Verarbeitung (oder zertifizierte Drittländer nach Art. 46 DSGVO), keine Unterauftragsverarbeiter ohne explizite Genehmigung und ein dokumentiertes Löschkonzept. Consumer-Accounts erfüllen keine dieser Voraussetzungen.
Was ist erlaubt — und was nicht
- Allgemeine Rechtsrecherche ohne Mandantenbezug
- Standardformulierungen ohne konkrete Falldaten
- Öffentlich verfügbare Informationen verarbeiten
- Eigene Texte ohne Mandantenreferenz überarbeiten
- Enterprise-Plan + AVV + EU-Serverstandort für mandantenbezogene Dokumente
- Consumer-Accounts (ChatGPT Free/Plus ohne Training-Opt-out) für Mandantendaten
- Besonders sensible Kategorien ohne explizite Absicherung
- Daten, die das Mandatsverhältnis identifizierbar machen
- Jede Cloud-KI ohne abgeschlossenen AVV
- Verarbeitung außerhalb der EU ohne Standardvertragsklauseln
Die lokale Alternative: Maximaler Datenschutz
Die datenschutzrechtlich sicherste Option ist ein KI-System, das vollständig im eigenen Netzwerk läuft. Kein Dritter, kein AVV, keine Cloud.
Was das konkret bedeutet:
- Daten verlassen das eigene Netzwerk nicht — kein Dritter hat Zugriff
- Kein AVV notwendig — es gibt keinen Auftragsverarbeiter
- Hardware-Kosten: 5.000–15.000 Euro einmalig (je nach Leistungsanforderung)
- Modellqualität: Etwas unterhalb der besten Cloud-Modelle, aber für viele Kanzleianwendungen ausreichend
- Technischer Aufwand: Setup erfordert IT-Kenntnisse oder externe Unterstützung
Der Break-even gegenüber Enterprise-Cloud-Lizenzen liegt für viele Kanzleien bei 12–18 Monaten — danach laufen nur noch Stromkosten und gelegentliche Wartung an.
Lokale KI ist keine Bastel-Lösung mehr. Modelle wie Llama 3.3, Mistral oder spezialisierte Legal-Modelle laufen auf handelsüblicher Server-Hardware und lassen sich mit Tools wie Ollama oder LM Studio ohne Programmierkenntnisse betreiben.
Praktische Empfehlungen
- Sofort Prüfen, ob Consumer-Accounts (ChatGPT Free/Plus) für Mandantendaten genutzt werden. Falls ja: Training-Opt-out aktivieren und auf Enterprise upgraden oder Nutzung für Mandantendaten einstellen.
- Kurzfristig AVV mit dem gewählten Anbieter abschließen. Sicherstellen, dass die Datenverarbeitung ausschließlich in der EU stattfindet oder Standardvertragsklauseln vorliegen.
- Mittelfristig Entscheidung treffen: Enterprise-Cloud mit DSGVO-konformem AVV vs. lokale KI-Infrastruktur. Diese Entscheidung sollte Teil der IT-Strategie sein, nicht ad hoc getroffen werden.
- Dokumentation KI-Nutzung in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten (VVT) aufnehmen. Dies ist nach Art. 30 DSGVO verpflichtend und wird bei Prüfungen durch die Aufsichtsbehörden abgefragt.
Fazit
KI kann in Kanzleien erhebliche Effizienzgewinne bringen — aber der Weg dorthin führt zwingend über eine solide datenschutzrechtliche Grundlage. Der erste Schritt ist einfach: prüfen, welche Accounts gerade genutzt werden, und den Training-Opt-out aktivieren oder auf einen geeigneten Plan upgraden.
Wer langfristig plant, sollte die Frage nach lokaler Infrastruktur ernsthaft stellen. Die Kosten sind überschaubar, der Datenschutz ist maximal — und das Argument gegenüber datenschutzbewussten Mandanten ist schlagend.